Use Case
Dokumente und Aufträge automatisch erfassen.
Eingangsrechnungen, Bestellungen und Formulare landen heute oft manuell im System (abtippen, prüfen, weiterleiten). KI liest die Belege aus und übergibt sie strukturiert an Ihre Fachsysteme.
01
Das Problem
Belege kommen als PDF, Scan oder E-Mail-Anhang in unterschiedlichsten Layouts. Die manuelle Erfassung ist langsam, fehleranfällig und bindet qualifizierte Mitarbeiter an Routinearbeit.
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Die Lösung
Eine KI-Pipeline erkennt Dokumenttyp und Felder, extrahiert die Daten und übergibt sie validiert an Ihr ERP oder DMS. Unsichere Fälle gehen in eine kurze manuelle Prüfung, bevor sie weiterlaufen.
- Extraktion aus PDF, Scan und E-Mail, auch bei wechselnden Layouts
- Validierung gegen Stammdaten (Lieferanten, Bestellungen, Konten)
- Übergabe an gängige DACH-ERP- und DMS-Systeme
- Mensch-in-der-Schleife für unsichere Fälle, nachvollziehbar protokolliert
Belege
Typische Belege, die wir verarbeiten
Von strukturierten Formularen bis zu frei gestalteten Dokumenten.
- Eingangsrechnungen und Gutschriften
- Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine und Frachtpapiere
- Formulare und Anträge
- Verträge und ihre Eckdaten
Vorgehen
Unser Vorgehen
So bauen wir eine Dokumenten-Pipeline, die auch nach Monaten verlässlich bleibt.
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Belegmaterial sichten.
Wir starten an Ihren echten Dokumenten. Dokumenttypen, Felder und die kniffligen Sonderfälle legen wir vorab gemeinsam fest.
- 02
Extraktion mit Validierung.
Die Pipeline erkennt Dokumenttyp und Felder, liest die Daten aus und prüft sie direkt gegen Ihre Stammdaten, also Lieferanten, Bestellnummern und Konten.
- 03
Klare Eskalationsschwelle.
Sichere Fälle laufen automatisch durch, unsichere gehen markiert in eine kurze Prüfung. Die Schwelle stellen wir mit Ihnen ein, jeder Schritt ist nachvollziehbar protokolliert.
- 04
Integration und Betrieb.
Übergabe an Ihr ERP oder DMS, Abnahme an echten Daten, Monitoring der Genauigkeit im laufenden Betrieb.
03
Genauigkeit und Integration
Entscheidend ist ein sauberes Zusammenspiel aus Extraktion, Validierung und Eskalation. Die saubere Integration in bestehende DACH-Systeme ist dabei unser Unterscheidungsmerkmal.
Branchenbenchmark: Bearbeitungszeit je Eingangsrechnung sinkt von rund zwölf auf unter drei Minuten.
Erfahrung
Warum appDev
appDev baut seit über 15 Jahren Backend- und Integrationssoftware, auch für Krankenkassen, Banken und Industrie. Datenextraktion, die saubere Anbindung an gewachsene Systeme und eine nachvollziehbare Verarbeitung sind dort das tägliche Geschäft.
Diese Erfahrung steckt in jeder Dokumenten-Pipeline, die wir bauen. Sie sprechen direkt mit den festangestellten Senior-Entwicklern, die Ihre Lösung umsetzen.
EU-Hosting
Verarbeitung und Speicherung innerhalb der EU.
Datenschutz von Anfang an
Datenminimierung und Berechtigungssteuerung, eingebaut ab dem ersten Entwurf.
AI-Act-Check inklusive
Konformitäts-Einordnung für Ihren Use Case gehört dazu.
FAQ
Häufige Fragen
Wie genau ist die KI-Dokumentenextraktion?
Die Genauigkeit hängt von Dokumentqualität und -vielfalt ab. Wir messen sie am echten Belegmaterial und kombinieren Extraktion mit automatischer Validierung; unsichere Fälle werden zur Prüfung markiert, bevor sie übernommen werden.
Funktioniert das mit unseren bestehenden Systemen?
Ja. Die Übergabe erfolgt in Ihr ERP oder DMS. Die Integration in gängige DACH-Systeme ist Teil des Projekts.
Bleiben die Daten in der EU?
Ja. EU-Hosting und Datenminimierung sind Standard. Details unter „DSGVO und EU-Hosting“.
Welche Dokumenttypen könnt ihr verarbeiten?
Eingangsrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Formulare und Verträge, von strukturierten bis zu frei gestalteten Layouts. Welche Typen für Sie relevant sind, legen wir zu Beginn fest.
Was passiert bei schwankender Scan-Qualität?
Die Pipeline kombiniert Extraktion mit automatischer Validierung. Was sie sicher erkennt, läuft durch, der Rest geht markiert in eine kurze Prüfung. So bleibt die Datenqualität auch bei gemischten Vorlagen verlässlich.
Wie schnell ist die Anbindung an unser ERP fertig?
Die Integration in gängige DACH-Systeme ist Teil des Piloten und damit der sechs bis acht Wochen. Den genauen Aufwand schätzen wir nach einem kurzen Blick auf Ihre Schnittstelle.
Einstieg
So starten Sie
Der Einstieg ist eine Discovery für 1.900 €, anrechenbar. Wir sehen uns Ihr Belegmaterial an und schärfen den Use Case. Sie bekommen ein verbindliches Festpreis-Angebot. Der Pilot bringt die Lösung dann in sechs bis acht Wochen produktiv, ab 39.000 €.
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Passt dieser Use Case zu Ihnen?
Wir schneiden ihn mit Ihnen scharf und sagen ehrlich, ob ein Festpreis-Pilot sich rechnet.